HENDERSON BLACK & CO TRUSTEES

HENDERSON BLACK & CO’S STANDARD TERMS OF BUSINESS

The following terms of business apply to all engagements accepted by Henderson Black & Co. All work is

carried out under these terms except where changes are expressly agreed in writing.

1. Applicable law and changes in the law

1.1. Our engagement letter, the schedules of services and our standard terms and conditions of

business are governed by, and should be construed in accordance with Scots law. The Courts of

Scotland will have exclusive jurisdiction in relation to any claim, dispute or difference concerning

this engagement letter and any matter arising from it. Each party irrevocably waives any right to

object to any action being brought in those courts, to claim that the action has been brought in

an inappropriate forum, or to claim that those courts do not have jurisdiction.

1.2. If any provision in these terms of business or any associated engagement letter, or its application,

are found to be invalid, illegal or otherwise unenforceable in any respect, the validity, legality or

enforceability of any other provisions shall not in any way be affected or impaired.

1.3. We will not accept responsibility if you act on advice previously given by us without first

confirming with us that the advice is still valid in light of any change in the law or in your

circumstances.

1.4. We will accept no liability for losses arising from changes in the law, or the interpretation thereof,

that occur after the date on which the advice is given.

2. Client identification

2.1. In common with other professional services firms, we are required by the Proceeds of Crime Act

2002 and The Money Laundering, Terrorist Financing and Transfer of Funds Regulations 2017 to:

• Maintain identification procedures for clients and beneficial owners of clients;

• Maintain records of identification evidence and the work undertaken for the client; and

• Report, in accordance with the relevant legislation and regulations.

We have a statutory obligation under the above legislation to report to the National Crime Agency

(NCA) any reasonable knowledge or suspicion of money laundering. Any such report must be

made in the strictest confidence. In fulfilment of our legal obligations, neither the firm’s partners

nor any staff member may enter into any correspondence or discussions with you regarding such

matters.

If we are not able to obtain satisfactory evidence of your identity, we will not be able to proceed

with the engagement.

2.2. Any personal data obtained by us for the purposes of these Regulations will only be processed

for the purposes of preventing money laundering or terrorist financing.

2.3. The offence of money laundering includes concealing, converting, using or possessing the

benefits of any activity that constitutes a criminal offence in the UK. It also includes involvement

in any arrangement that facilitates the acquisition, retention, use or control of such a benefit.

2.4. This definition is very wide and would include such crimes as deliberate tax evasion, deliberate

failure to inform the tax authorities of known underpayments or excessive repayments,

fraudulent claiming of benefits or grants, or obtaining a contract through bribery. Clearly these

examples are by no means exhaustive.

2.5. We may use electronic checks as part of our identification procedures. We confirm that these

electronic checks are not credit checks.

2

3. Client monies

3.1. We may, from time to time, hold money on your behalf. The money will be held in trust in a client

bank account, which is segregated from the firm’s funds. The account will be operated, and all

funds dealt with, in accordance with ICAS’s Clients’ Money Regulations.

3.2. To avoid excessive administration, interest will only be paid to you if the interest earned on the

balances held on your behalf in any calendar year exceeds £25. Any such interest would be

calculated using the prevailing rate applied by our banker for small deposits subject to the

minimum period of notice for withdrawals. Subject to any tax legislation, interest will be paid

gross.

3.3. We will return monies held on your behalf promptly, as soon as there is no longer any reason to

retain those funds. If any funds remain in our client account that are unclaimed, and the client to

which they relate is not able to be traced, we may deal with those monies in accordance with the

ICAS Clients’ Money Regulations in force at that time.

4. Confidentiality

4.1. Unless we are authorised by you to disclose information on your behalf, we confirm that if you

give us confidential information we will, at all times during and after this engagement, keep it

confidential, except as required by law or as provided for in regulatory, ethical or other

professional pronouncements applicable to us or our engagement.

5. Conflicts of interest and independence

5.1. We reserve the right during our engagement with you to deliver services to other clients whose

interests might compete with yours or are or may be adverse to yours. We confirm that we will

notify you immediately should we become aware of any conflict of interest involving us and

affecting you. We have safeguards that can be implemented to protect the interests of different

clients if a conflict arises. Where conflicts are identified which cannot be managed in a way that

protects your interests then we regret that we will be unable to provide further services.

5.2. If a conflict of interest should arise, either between two or more of our clients, or in the provision

of multiple services to a single client, we will take such steps as are necessary to deal with the

conflict. In resolving the conflict, we would be guided by the ICAS Code of Ethics which can be

viewed at www.icas.com/ethics/icas-code-of-ethics .

3

6. Data Protection

6.1. To enable us to discharge the services agreed in this engagement letter, comply with related legal

and regulatory obligations and for other related purposes including updating and enhancing

client records and analysis for management purposes, as a data controller, we may obtain, use,

process and disclose personal data about you / your business / company / partnership / its

shareholders / members / officers and employees as described in our privacy notice. We confirm

when processing data on your behalf that we will comply with the provisions of all relevant data

protection legislation and regulation.

6.2. You are also an independent controller responsible for complying with data protection legislation

and regulation in respect of the personal data you process and, accordingly where you disclose

personal data to us you confirm that such disclosure is fair and lawful and otherwise does not

contravene relevant requirements. Nothing within this engagement letter relieves you as a data

controller of your own direct responsibilities and liabilities under data protection legislation and

regulation.

6.3. Data protection legislation and regulation places obligations on you as a data controller where

we act as a data processor to undertake the processing of personal data on your behalf, for

instance where we operate a payroll service for you. We therefore confirm that we will at all

times take appropriate measures to comply with relevant requirements when processing data on

your behalf. In particular we confirm that we have adequate security measures in place and that

we will comply with any obligations equivalent to those placed on you as a data controller.

6.4. Our privacy notice, which can be found on our website, explains how we process personal data

in respect of the various services that we provide.

7. Electronic and other communication

7.1. Unless you instruct us otherwise, we may, if appropriate, communicate with you and with third

parties by email or other electronic means. The recipient is responsible for virus checking emails

and any attachments.

7.2. With electronic communication, there is a risk of non-receipt, delayed receipt, inadvertent

misdirection or interception by third parties. We use virus-scanning software to reduce the risk

of viruses and similar damaging items being transmitted in emails or by electronic storage devices.

Nevertheless, electronic communication is not totally secure and we cannot be held responsible

for damage or loss caused by viruses or for communications which are corrupted or altered after

despatch. Nor can we accept any liability for problems or accidental errors relating to this means

of communication, especially in relation to commercially sensitive material. These are risks you

must bear in return for greater efficiency and lower costs. If you do not wish to accept these risks,

please let us know and we will communicate by paper mail, other than when electronic

submission is mandatory.

7.3. It is the responsibility of the recipient to carry out a virus check on any attachments received.

7.4. We may choose to use a client portal to allow secure transfer, approval and digital signing of

documents between us. The client portal is offered to you and is conditional upon your

acceptance of the terms and conditions thereof. By registering for the portal you agree to those

terms and conditions.

7.5. Any communication by us with you sent through the postal system is deemed to arrive at your

postal address two working days after the day the document was sent.

4

8. Fees and payment terms

8.1. Our fees are calculated on the basis of time spent on your affairs, the levels of skill and

responsibility involved, the importance and value of the advice provided to you, as well as the

level of risk.

8.2. If we provide you with an estimate of our fees for carrying out any specific work, the estimate

will not be contractually binding unless we explicitly state that will be the case.

8.3. If we agree a fixed fee with you for providing a specific range of services this will be the subject

of a separate agreement. This agreement will set out the period to which the fixed fee relates

and the services covered by it. If it becomes apparent to us, due to unforeseen circumstances,

that a fee quote is inadequate, we reserve the right to notify you of a revised figure or range and

to seek your agreement thereto.

8.4. We will bill at appropriate intervals during the course of our engagement and, unless we have

alternative payment arrangements in place, our invoices will be due for payment upon

presentation. Our fees are exclusive of VAT which will be added where it is chargeable. Any

disbursements we incur on your behalf, and expenses incurred in the course of carrying out our

work for you, will be added to our invoices where appropriate.

8.5. Where we have agreed that you will pay us on a standing order basis, we will discuss with you

separately the amount and frequency of payments. These standing orders will be applied to fees

arising from work agreed in our letter of engagement for the current and ensuing years. Where

a scheduled monthly payment is not made any fees invoiced to you that are outstanding at that

time will immediately become due for payment in entirety.

8.6. Where we offer you the facility to pay fees by monthly instalments we do not charge any interest.

As these terms have ben agreed after 18 March 2015 this instalment agreement is not a regulated

credit agreement.

8.7. Unless otherwise agreed to the contrary, our fees do not include the costs of any third party,

counsel or other professional fees. If these costs are incurred to fulfil our engagement, such

necessary additional charges may be payable by you.

8.8. We reserve the right to charge interest on overdue accounts at the rate applicable under the Late

Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998. We also reserve the right to suspend or

terminate our services, having given written notice, if payment of any fees is unduly delayed. We

intend to exercise these rights only if it is fair and reasonable to do so.

8.9. If you do not accept that an invoiced fee is fair and reasonable, you must notify us within 10 days

of receipt, failing which, you will be deemed to have accepted that payment is due.

8.10. Insofar as we are permitted to so by law or by professional guidelines, we reserve the right to

exercise a lien over all funds, documents and records in our possession relating to all

engagements for you until all outstanding fees and disbursements are paid in full.

8.11. If a client company, trust or other entity is unable or unwilling to settle our fees, we reserve the

right to seek payment from the individual (or parent company) giving us instructions on behalf of

the client, and we shall be entitled to enforce any sums due against the group company or

individual nominated to act for you.

8.12. In some cases, you may be entitled to assistance with your professional fees, particularly in

relation to any investigation into your tax affairs by HMRC. Assistance may be provided through

insurance policies you hold or via membership of a professional or trade body. Other than where

such insurance was arranged through us, you will need to advise us of any such insurance cover

you have. You will remain liable for our fees regardless of whether all or part are liable to be paid

by your insurers.

5

9. Help us to give you the best service

9.1. We are committed to providing you with a high quality service that is both efficient and effective.

If, at any point you would like to discuss with us how our service to you could be improved, or if

you are dissatisfied with the service you are receiving, please let us know by contacting the

partner responsible for your affairs or, if you prefer, any other partner.

9.2. If you provide us with all information and explanations on a timely basis in accordance with our

requirements, we will plan to undertake the work within a reasonable period of time to meet

any regulatory deadlines. However, failure to complete our services before any such regulatory

deadline would not, of itself, mean that we are liable for any penalty or additional costs arising.

9.3. In the course of our providing services to you we may provide advice or reports or other work

products in draft or interim form. However, final written work products will always prevail over

any draft, or interim statements. Where you request it, we will provide you with written

confirmation of matters stated orally.

9.4. We will consider carefully any complaint you may make about our service as soon as we receive

it and do all we can to explain the position to you. We will acknowledge your letter within 5

business days of its receipt and endeavour to deal with your complaint within 8 weeks.

9.5. If we do not answer your complaint to your satisfaction, you may, of course, take up the matter

with our professional body, ICAS.

9.6. If we resign, or are asked to resign, we will normally issue a disengagement letter to ensure that

our respective responsibilities are clear. Should we have no contact with you for a period of time

we may issue, to your last known address, a disengagement letter and hence cease to act.

10. Intellectual property rights and use of our name

10.1. We will retain all intellectual property rights in any document prepared by us during the course

of carrying out the engagement except where the law specifically states otherwise.

10.2. You are not permitted to use our name in any statement or document you may issue unless our

prior written consent has been obtained. The only exception to this restriction would be

statements or documents that, in accordance with applicable law, are to be made public.

11. Internal disputes within a client

11.1. If we become aware of a dispute between the parties who own the business or who are in some

way involved in its ownership and management, it should be noted that our client is the business

and we would not provide information or services to one party without the express knowledge

and permission of all parties. Unless otherwise agreed by all parties, we will continue to supply

information to the usual address for the attention of the directors/proprietors. If conflicting

advice, information or instructions are received from different directors/proprietors we will refer

the matter back to the board of directors/the partnership and take no further action until the

board/ partnership has agreed the action to be taken.